Personvern og informasjonssikkerhet er viktig for oss i Sola kommune. Vi ønsker at du skal føle deg trygg på at dine personopplysninger behandles på en sikker og riktig måte av kommunen, og at du kjenner til hvilke rettigheter du har etter personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen inneholder generell informasjon om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger.

Lov om behandling av personvern

Personvernerklæringen følger bestemmelsene i personopplysningsloven.

Behandlingsansvarlig

Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger i kommunen.

Behandling av personopplysninger

Sola kommune samler inn og behandler personopplysninger for å være i stand til å utføre lovpålagte oppgaver, andre ytelser og for å kunne saksbehandle henvendelser. Vi har også ansvar for å følge opp og kontrollere tjenester, ytelser og utbetalinger.

Når vi behandler personopplysningene, betyr det at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer eller utleverer dem.

Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene, og hva som er formålet med behandlingen.

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger innhentes først og fremst fra deg når du ber om en tjeneste. Om nødvendig kan vi også hente opplysninger fra andre offentlige myndigheter eller registre. Det kan for eksempel være Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret og andre instanser som helsetjenesten, arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner og pensjonsselskap.

Du har rett til å få vite hvor vi henter opplysninger om deg. Det enkelte tjenesteområde skal kunne opplyse om dette når du ber om en tjeneste eller ytelse.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn og statsborgerskap
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis opplysninger om ektefelle, samboer, pårørende, barn og sivilstatus
• Helseopplysninger
• Opplysninger knyttet til ytelser du benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak og renovasjon

Hva brukes opplysningene til?

Opplysninger skal kun brukes til det formålet de er hentet inn for, med mindre vi har lovlig grunnlag til å bruke dem til andre formål i tillegg.

Sola kommune ønsker å svare digitalt på henvendelser. Det krever at vi må være sikre på at mottakeren er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

Hvordan tar vi vare på opplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre.

Ansatte har kun tilgang til personopplysninger etter tjenstlige behov. Personopplysninger blir behandlet i flere IT-systemer som har krav til informasjonssikkerhet og lagring. All tilgang til IT-systemene er tilgangsstyrt, og trafikken blir logget. Alle ansatte får opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke får tilgang til dine opplysninger
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres
• opplysningene om deg er tilgjengelige ved behov

Alle opplysninger som overføres mellom din datamaskin og vår server foregår over sikker kryptert linje (SSL). Løsningen tilsvarer sikkerheten som er brukt i nettbankene.

Oppbevaring/lagring av opplysninger

Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Vi har i tillegg plikt til å oppbevare opplysninger der arkivloven eller annen lovgivning stiller krav om det.

Utlevering av personopplysninger

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver), Helsedirektoratet med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som ligger hos eksterne leverandører, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Dine rettigheter

• Alle har rett til generell informasjon om Sola kommunes behandling av opplysninger.
• Du har rett på innsyn i de opplysningene som er registrert om deg.
• Dersom opplysningene er feil, kan du kreve at de blir korrigert.
• Dersom opplysningene er innhentet utelukkende på grunnlag av samtykke, kan samtykket trekkes tilbake. Opplysningene kan da kreves slettet.
• Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet når de ikke lenger er nødvendige for formålet vi samlet de inn for. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivlov.
• Du har rett til innsigelse ved å protestere på at vi behandler opplysninger om deg.
• Du har rett til begrensning av behandling som gjelder deg selv. Det betyr at opplysningene ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.
• Du kan henvende deg til kommunen og be om innsyn. For å være sikker på identiteten din ber vi om at du bruker innsynsskjemaet vårt når du krever innsyn i personopplysninger. Krav skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.
• Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format.
• Du har rett å klage til Datatilsynet dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter med personvernlovgivningen. Informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet finnes på Datatilsynets nettsider.

Pressen og allmennhetens innsyn

Hovedregelen i følge Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelig. Din henvendelse til oss vil også være offentlig, uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. De blir unntatt fra offentlighet.

Kontakte personvernombudet

Sola kommune har eget personvernombud du kan kontakte dersom du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernombudet kan kontaktes på epost eller på telefon: 51653300.